Prepaidcodes bestellen

Soms betaalt een school of organisatie het abonnement van gebruikers. Zo betalen scholen standaard het abonnement van coaches die lesgeven met het leerplatform en in bepaalde gevallen ook voor de deelnemers. Dit kunnen de scholen doen door prepaidcodes bij ons te bestellen. De prepaidcode wordt namelijk vooraf betaald, en wanneer een gebruiker de prepaidcode inwisselt, hoef deze zelf niet meer te betalen voor een abonnement. De prepaidcode kan de gebruiker op het account invoeren om het abonnement te activeren. 

Prepaidcodes worden over het algemeen in één keer besteld voor meerdere docenten en/of deelnemers tegelijkertijd. Dit wordt doorgaans door een teamleider, afdelingshoofd of lid van de inkoopafdeling gedaan. We adviseren om als docent niet zelfstandig prepaidcodes (voor jezelf) te bestellen, tenzij dit echt niet anders kan. Het is belangrijk dat de factuurgegevens zo compleet mogelijk zijn en er zo weinig mogelijk losse facturen verstuurd worden.

Voorwaarden voor het werken met prepaidcodes

• Alleen aangesloten organisaties kunnen prepaidcodes voor All You Can Learn bestellen.
• Studenten kunnen niet zelf prepaidcodes bestellen. 
• Verificatie van je rol binnen je organisatie vindt plaats aan de hand van je e-mailadres. Geef dus altijd je zakelijke mailadres op bij het plaatsen van een bestelling. Dit is ook waar de codes naartoe zullen worden gemaild wanneer je aanvraag wordt verwerkt.

Wat zijn de stappen voor het bestellen van prepaidcodes?

Dit hangt af van hoe de financiële administratie van je organisatie werkt. Sommige scholen werken met een inkoopsysteem zoals Proquro of P2P. In dat geval is het niet nodig het online bestelformulier in te vullen.

In beide gevallen stel je eerst vast hoeveel prepaidcodes je wil bestellen, en wat de geldigheidsduur van de abonnementen moet zijn. Een compleet overzicht van het aanbod en de kosten vind je hier.

Met inkoopsysteem

Wanneer je werkt met Proquro, P2P of een ander inkoopsysteem wordt er een PDF gegenereerd met alle nodige gegevens. Alle organisaties die werken met All You Can Learn zijn op de hoogte van welk e-mailadres deze PDF heen mag worden gestuurd. Neem contact op als je dit niet weet of twijfelt.

Zonder inkoopsysteem

Wanneer je organisatie niet gebruik maakt van Proquro of een vergelijkbaar systeem kun je een order plaatsen door ons online formulier in te vullen. Na het vaststellen van het aantal licenties en de duur daarvan neem je de volgende stappen:

1. Controleer intern bij je eigen onderwijsinstelling wat de juiste procedure is voor het plaatsen van een bestelling. Sommige scholen accepteren alleen facturen als daar een eigen inkoopnummer op vermeld staat. Om die reden kunnen wij de bestelling dan ook alleen verwerken als er een inkoopnummer wordt aangegeven. Hetzelfde geldt voor het aanleveren van een kostenplaats.
2. Als je alle nodige gegevens hebt, kun je dit bestelformulier invullen. Bij vragen kun je contact zoeken met onze supportafdeling.
3. Je bestelling is voltooid. Wij streven ernaar om alle bestellingen binnen twee werkdagen te verwerken. Je ontvangt dan een spreadsheet met de prepaidcodes. Deze kun je vervolgens zelf verder verspreiden naar de docenten en studenten voor wie ze bedoeld waren.

Het is belangrijk dat je één van beide bovenstaande methodes gebruikt voor het bestellen. Als je beide procedures doorloopt, wordt je bestelling dubbel verwerkt!

Mijn organisatie werkt niet met ordernummers of kostenplaatsen. Wat nu?

Het invulveld voor een referentie is verplicht, maar niet elke school werkt met een inkoopsysteem. Als je zeker weet dat je financiële afdeling dit niet vereist kun je 'n.v.t.' invullen of dit invoervak gebruiken voor een andere referentie.

 Wil je dit artikel printen? Lees hier hoe je dat doet.